Ottenere l’autorizzazione all’uso di email

Ottenere consenso uso email

Posso usare le mail dei miei contatti social per inviare newsletter? Come faccio a ottenere il consenso a usare una lista di email di ex colleghi o clienti? Come e cosa scrivere per ottenere l’autorizzazione all’uso di account di posta elettronica non autorizzati?

Queste domande mi vengono spesso poste da aziende e professionisti che vogliono ampliare i destinatari delle loro comunicazioni in occasione del lancio di un prodotto o dell’organizzazione di un evento, inviando una DEM o una newsletter a un database di cui non dispongono del consenso diretto.

Hai un database di contatti email e ti stai chiedendo se puoi usarlo per inviare le tue newsletter?

Nelle prossime righe darò una risposta a chi ha l’esigenza di utilizzare una lista che non è stata costruita seguendo una procedura standard di acquisizione contatti, cioè attraverso l’iscrizione a un form con la richiesta di accettazione dei termini per l’utilizzo dei dati personali, anche detta optin di iscrizione.

 

Perché chiedere il consenso all’iscrizione

La newsletter è un canale del direct marketing che funziona più di altri perché si basa sul permesso esplicito delle persone a ricevere comunicazioni da parte nostra.
Per questo motivo è importante avere una strategia di list-building che segua le buone pratiche in fase di registrazione.

Essere in regola rispetto alla procedura di iscrizione eviterà inoltre di ricevere brutte sorprese dopo che la modifica della normativa europea sulla privacy (EU GDPR) richiederà l’obbligo del double optin, da maggio 2018.
Cosa significa in concreto?

Se finora era possibile inserire nella propria lista il contatto a fronte di una compilazione del form online (optin singolo), tra pochi mesi dovremo attendere che lo stesso abbia cliccato sul link di conferma, lasciandolo in sospeso.
Infatti, con la modifica alla General Data Protection Regulation, non saranno più ritenute valide forme di accettazione “silenziosa” o passiva.

Molte aziende e professionisti che hanno l’urgenza di promuovere un prodotto o un servizio preferiscono acquistare database di mail oppure usare liste ottenute in modo improprio.
Questa soluzione difficilmente otterrà buone prestazioni in termini di aperture e clic perché queste liste di mail contengono contatti non fidelizzati che sono già stati i destinatari di altre promozioni commerciali.

 

Come usare una lista email

Potrebbe darsi tuttavia che tu abbia un database di email fidelizzate. Ad esempio potresti aver raccolto gli account di posta dei clienti del tuo negozio o i contatti di persone interessate alla tua lista durante un evento o una fiera.
Ci sono poi i follower dei social network che, ovviamente, dispongono di un indirizzo email per accedere ai propri profili. Alcuni social, come Linkedin, consentono di scaricare questo database dalla sezione Contatti. Lo stesso Linkedin, ma anche Facebook, prevedono di poter collezionare questo dato e altri di tipo anagrafico attraverso le campagne di lead generation.

Di fatto, si tratta di un pubblico che ha già espresso un interesse verso la tua attività ma che potrebbe non gradire di ricevere una mail da parte tua senza averne prima dato il consenso.

 

Come chiedere il permesso esplicito

Molte piattaforme di email marketing, come ad esempio MailUp, prevedono una procedura di iscrizione a posteriori.
In pratica, si tratta di inviare all’interessato un testo che spiega come mai sei in possesso del suo indirizzo di posta elettronica – ad esempio siete collegati su Linkedin – e che, se interessato, potrebbe ricevere i tuoi aggiornamenti attraverso l’email fornendo il link apposito da cui fare richiesta di double optin.
Ovviamente, dovrai spiegare perché ricevere la tua newsletter sia vantaggioso.

 

Ottenere il silenzio assenso

Questa pratica non rientra nelle procedure standard di iscrizione a una lista e dovrebbe essere applicata solo se la tua piattaforma di email marketing non contempla una prassi verificata. Inoltre, come detto nelle precedenti righe, dovrebbe essere usata in presenza di un pubblico che già ti conosce, perché magari è già cliente, fornitore o iscritto alla tua fan page.

In questo caso è preferibile inviare una breve serie di mail con lo scopo di:

  1.  ricordare alla persona perché siete in contatto (es. Abbiamo lavorato insieme al progetto X)
  2.  ricordare di cosa vi occupate e perché credete importante mantenere o ravvivare la relazione (es. Ho visto che ti interessi di X, io mi occupo di Y)
  3.  informare dell’intenzione a usare la sua mail per inviare argomenti che ritenete possano interessargli.

È molto importante a questo punto mettere ben in evidenza il link di disiscrizione dal momento che il contatto è già inserito nel database. Rendere la procedura di optin out semplice non dovrebbe maldisporre chi non desidera proprio essere da te contattato.

Una volta instaurata la relazione in modo dichiarato, sarà opportuno coltivarla per non rischiare di perdere di nuovo il contatto.

Vuoi sapere esattamente cosa scrivere nelle tue mail? Ho preparato un kit di 3 modelli (6 mail in tutto) da cui partire per realizzare una comunicazione di email marketing efficace di base.

Email Welcome Kit che comprende:

  • 2 mail di benvenuto o welcome mail
  • 2 mail per ottenere l’autorizzazione all’uso
  • 2 mail per riattivare i contatti inattivi.

Vai subito ai modelli pronti all’uso!

 

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